Hvilke opplysninger vi behandler
Kontoopplysninger: navn, e-postadresse og påloggingsopplysninger for deg som administrerer kontoen, og profilen for virksomheten din — åpningstider, tjenester og informasjonen resepsjonisten svarer ut fra.
Samtaledata: transkripsjoner av samtalene, og eventuelle lydopptak dersom opptak er slått på. Transkripsjonen lar deg lese hva som ble sagt og forbedre resepsjonisten.
Booking- og beskjeddata: når resepsjonisten booker en time eller tar imot en beskjed, lagres innholdet i revisjonssporet (tool_calls-loggen). Her kan navnet og telefonnummeret til den som ringer inngå, fordi det er nødvendig for å utføre bookingen eller levere beskjeden.
Bruks- og faktureringsdata: antall minutter og samtaler, og det som trengs for å fakturere for bruken.
Hvorfor vi behandler dem
Vi behandler opplysningene for å levere tjenesten: svare på telefonen, booke timer, ta imot beskjeder, vise deg samtaleloggen og fakturere for bruk. Vi samler inn så lite som mulig — resepsjonisten ber ikke om sensitive personopplysninger, og en booking opprettes bare når den som ringer selv ber om det.
Vi selger ikke personopplysninger, og vi bruker dem ikke til noe annet enn å levere og forbedre tjenesten.
Hvor opplysningene lagres
Det vi lagrer selv — kontoopplysninger, samtalelogger, bookinger og beskjeder — ligger i EU. Databasen driftes i Frankfurt, og serverne som håndterer samtale- og bookingtrafikken kjører også i Frankfurt.
Selve samtalen håndteres av tale-KI-en til en amerikansk underleverandør. Full datalagring i EU krever en utvidet avtale hos leverandøren, som vi ikke har aktivert. Vi lover derfor ikke at taledataene behandles i EU — den dataflyten reguleres av databehandleravtalen (DPA).
Hvor lenge vi lagrer dem
Transkripsjoner og eventuelle lydopptak hos tale-KI-leverandøren oppbevares i 30 dager og slettes deretter.
Kontoopplysninger og samtaleloggen i vår egen database oppbevares så lenge du har en aktiv konto, og slettes ved oppsigelse eller når du ber om det — med de unntak som følger av lov, for eksempel bokføringsplikt for fakturadata.
Rettighetene dine
Etter personvernforordningen (GDPR) har du rett til innsyn i, retting av og sletting av personopplysninger vi behandler, og rett til å be om at behandlingen begrenses eller at du får utlevert dataene dine.
For opplysninger om dem som ringer virksomheten din, er du behandlingsansvarlig og vi er databehandler — vi behandler dem på dine instrukser. Vilkårene for det står i databehandleravtalen.
Du kan også klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket.
Kontakt
Har du spørsmål om personvern, eller vil du bruke rettighetene dine? Skriv til oss på support@phoneless.io, så hjelper vi deg.